Na rynku usług internetowych spotyka się dwa popularne typy rozliczeń – ryczałtowe (ang. fixed price) oraz czas/materiał (ang. time and material). Podczas gdy w Polsce dalej króluje rozliczenie ryczałtowe za projekty IT lub e-commerce, za granicą już dawno przyjęło się rozliczenie czas/materiał, które jest powszechnie stosowane przez firmy informatyczne w projektach różnej wielkości. Coraz więcej firm w Polsce zaczyna stosować i wprowadzać rozliczenia czas/materiał, dlatego należałoby się pochylić nad tym tematem i zaprezentować jaka jest różnica między oboma typami rozliczeń, skąd się wywodzą i jakie są ich plusy lub minusy. Na końcu artykułu zaprezentuję nasze zdanie odnośnie tego, który typ rozliczenia stosujemy w firmie i dlaczego. Na początku skupmy się na definicji obu typów rozliczeń – czym tak naprawdę są?

 

Czym dokładnie są rozliczenia ryczałtowe i czas/materiał

Rozliczenie ryczałtowe (fixed price) oznacza dosłownie „stałą cenę”. W tym typie rozliczenia ustalamy cenę za wdrożenie sklepu internetowego lub innego projektu i taką cenę wpisujemy do umowy, płacąc ją na końcu wdrożenia lub dzieląc na mniejsze części. Rozliczenie w tym typie może być bardzo restrykcyjnie obostrzone w umowie, ponieważ nie możemy wyjść z zakresem projektu ponad ramy w niej ustalone. Często do takiego typu umowy tworzy się specyfikację, której trzymamy się kurczowo podczas tworzenia danego projektu informatycznego.

Rozliczenie czas/materiał (time and material) oznacza zapłatę za wykorzystany czas programistów i „materiał” (nadzór projektu, konsulting, testy, dodatkowe rzeczy, które trzeba zakupić, np. moduły, grafiki itp.). To rozliczenie jest bardzo powszechne pracując w tzw. zwinnych metodykach programowania (np. SCRUM Agile). W tym typie rozliczenia płacimy za ilość godzin przepracowaną nad naszym projektem, w umowie mamy ustalone warunki zapłaty i raportowania postępu prac, z możliwością poszerzania i zmiany jego elementów, ponieważ nie mamy wpisanego sztywnego zakresu projektu. Do projektów czasami wykonuje się specyfikację w celu poznania przybliżonego kosztu i ram czasowych potrzebnych na jego wykonanie. Finalny koszt projektu może być mniejszy lub większy od tego zakładanego na początku wdrożenia, ze względu na zmiany przeprowadzane w trakcie jego tworzenia.

 

Plusy obu typów rozliczeń

Oba rozliczenia mają swoje plusy. Rozliczenie ryczałtowe gwarantuje nam stałą cenę za zakres projektu jaki określimy, dzięki temu wiemy za co zapłacimy już zanim zaczniemy pracę nad projektem i wiemy także w jakiej ilości budżetu się zmieścimy na koniec. Taki rodzaj rozliczenia pozwala tez na łatwe porównanie ofert, jeśli szukamy innego rozwiązania wśród konkurencji. Projekty w tym modelu rozliczeń są łatwiejsze do raportowania i może się też wydawać, że są łatwiejsze do kontrolowania (o tym później).

W rozliczeniu czas i materiał mamy możliwość modyfikowania zakresu projektu e-commerce w jego trakcie, jeśli nagle na rynku pojawi się trend, do którego chcemy się dostosować. Możemy na bieżąco nadzorować wydatki i planować prace, dzieląc je na 2- lub 4-tygodniowe etapy, które tworzą nam funkcjonalne, działające elementy sklepu, które po zakończeniu od razu testujemy i możemy uruchomić na działającym sklepie.

 

Minusy obu typów rozliczeń

Rozliczenie ryczałtowe posiada także swoje złe strony. Często firmy, które się tak rozliczają, oddają dopiero projekt po jego zakończeniu, więc mamy tylko możliwość sprawdzenia go po jego kompletacji, bez weryfikacji co dzieje się po drodze podczas jego tworzenia. Trzeba też uważać, jeżeli przed podpisaniem umowy określiliśmy luźno zakres projektu i nie opracowaliśmy specyfikacji. W naszej głowie projekt może się różnic od tego co myśli nasza firma informatyczna, co może spowodować duże rozbieżności w dziele i skończyć się wieloma poprawkami i gorzkim posmakiem, gdy wdrożenie naszego sklepu internetowego zaczyna się przedłużać w nieskończoność.

Dodatkowo nie możemy zmieniać zakresu projektu w jego trakcie, bo burzy to wszystkie ustalenia umowne i psuje cały pieczołowicie przygotowany harmonogram. Częstą sytuacją jest podawanie nowych sugestii naszej firmie IT podczas trwania projektu, oczekując, że te sugestie zostaną dodane do projektu i wdrożone. Pamiętajmy jednak, że zakres projektu został już zamknięty w umowie i nie można go zmieniać. W niektórych przypadkach, jeśli chcemy bardzo zmienić zakres projektu, firma informatyczna może zerwać z nami umowę lub może nie dokończyć danego projektu, jeśli prace się przedłużają i praca nad projektem staje się nieopłacalna. Czasami firmy renegocjują umowy lub podpisują dodatkowe aneksy, co przedłuża prace i wymusza dodatkową zapłatę za projekt.

Rozliczenie czas/materiał też ma swoje minusy. Głównym jest strach przed tym, że firma informatyczna oszuka nas i policzy nam zbyt dużą ilość godzin za dane zadanie lub cały projekt. Taki strach może być trochę nieracjonalny, bo jeśli nie zaufamy naszej firmie, to komu możemy zaufać? Czy ufasz swojej piekarni, że w chlebie jest mąka a nie sproszkowana kreda? Dodatkowo musimy wziąć pod uwagę, że firmy, które stosują to rozliczenie robią to sprawiedliwie, jeśli działają w tym modelu od dłuższego czasu. Jeśli byliby nieuczciwi, ich klienci szybko by to zweryfikowali, a firma z oczernioną opinią szybko by upadła. Jedną z zasad obu typów rozliczeń jest to, że rozliczenie ryczałtowe służy ochronie obu stron pod względem zakresu projektu i budżetu, a rozliczenie czas/materiał odbywa się na zasadach zaufania i wspólnej pracy nad rozwojem projektu. W obu typach rozliczeń istnieją sposoby na dopilnowanie, żeby firma IT poprawnie rozliczyła nasz projekt, czym zajmiemy się w kolejnych akapitach.

 

Dlaczego firmy nie mieszczą się w swoich szacunkach i planowanych sumach rozliczeń?

Skoro oba typy rozliczeń mogą wiązać się z większymi opłatami za projekt, trzeba zastanowić się nad tym dlaczego firmy e-commerce nie mieszczą się w swoich oryginalnych szacunkach. W każdym przypadku, gdy rozmawiamy z firmą e-commerce z potwierdzonym doświadczeniem, mamy do czynienia z profesjonalistami. Oczekujemy dlatego, że ich szacunki będą poprawne i prawdziwe. Jednak nie bierzemy kilku rzeczy pod uwagę.

Przy mniejszych funkcjach szacunki cenowe mogą się pokrywać w 100% z czasem, który rzeczywiście zajmuje ich wykonanie. Ale żaden specjalista nie posiada całego kodu w głowie i wszystkich powiązań, które istnieją w silniku e-commerce, zwłaszcza jeśli dużo funkcji naszego sklepu jest budowanych dedykowanie pod naszą firmę. Dlatego rozbieżności w szacunkach i faktycznym czasie przepracowanym nad projektem występują. Dodatkowo podczas pracy na projektem mogą wystąpić pewne nieprzewidziane zdarzenia, np. niezapowiedziane aktualizacje modułów, które wywracają do góry nogami pewne funkcje w naszym sklepie, lub zmiany w informacjach wysyłanych np. przez nasze platformy ERP, które już zostały zintegrowane według starych zasad. Ostatnim elementem, który wpływa na różnice czasowe są częste zmiany założeń poszczególnych funkcji, zgłaszane podczas prac nad nimi, co przedłuża czas ich wdrożenia i zwiększa inicjalnie założone koszty. Ponieważ nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich modyfikacji i zmian, które nastąpią, szacunki czasowe często muszą być weryfikowane na bieżąco podczas wykonywania prac.

 

Jak dopilnować rozliczeń z firmą wdrażającą e-commerce

Jeśli chcemy zapewnić sobie spokój ducha podczas pracy w trybie ryczałtowym, bardzo ważne jest opracowanie specyfikacji projektu, która opisuje każde zadanie i zakres każdej funkcji na naszym sklepie lub platformie B2B. Dzięki temu możemy zapewnić sobie kształt naszego sklepu zgodny z umową, i trzymając się zakresu projektu nie narażamy się na dodatkowe koszty. Specyfikacja pomoże firmie IT określić koszt takiego projektu, gdyż bardzo dokładnie opisze każdy jego aspekt. Często za specyfikację trzeba dopłacić dodatkowo, gdyż stworzenie takiego dokumentu może trwać od 2 do 4 tygodni i pochłania kilkadziesiąt roboczogodzin specjalistów od zarządzania projektem, wdrożeniowców i programistów. Niektóre firmy wliczają także koszt specyfikacji w prace programistyczne, oferując taką specyfikację za darmo. Wszystkie rozbudowy lub zmiany na sklepie będą musiały być wykonane na zasadzie aneksów do umów, bo zakresu projektu ze specyfikacji nie będziemy mogli zmienić.

A co z pracą w modelu czas/materiał? Jak możemy upewnić się, że firma informatyczna rozliczy nas sprawiedliwie? Na początku weźmy pod uwagę jak taka firma rozlicza się ze swoimi pracownikami. W pewnych firmach pracownicy są zatrudnieni na tzw. kontrakcie i otrzymują zapłatę za ilość godzin, którą przepracują w danym miesiącu. W ich interesie leży wypracowanie maksymalnej ilości godzin, za którą otrzymają wypłatę, a firma IT te same godziny prezentuje swoim klientom, wystawiając im faktury za pracę swoich specjalistów. Jeśli specjaliści nie wykonają swojej pracy, nie dostaną zapłaty, a firma szybko pokaże, czy pracuje za darmo czy rozlicza się sprawiedliwie.

Jeśli stworzymy wstępną specyfikację dla modelu czas/materiał, może to pomóc w nadzorowaniu kosztu – specyfikacja pokaże nam wstępny zakres projektu i jego cenę, która może ulec zmianie, ale będziemy mieli zakładane ramy, które na bieżąco możemy weryfikować. Poza tym jeśli będziemy chcieli wprowadzić dodatkowe zmiany, możemy zastosować zasadę „usuń i wymień” – pozbycie się niepotrzebnego elementu i zastąpienie go nową funkcją o tej samej wadze godzinowej. Powinniśmy także co 1-2 tygodnie dostawać raport z przepracowanych zadań i godzin od naszego project managera.

Dodatkowo powinniśmy mieć dostęp do systemu nadzoru nad projektami (PMS), gdzie będziemy widzieć postęp procentowy i ile godzin zostało zużytych na dane zadania. Kolejnym sposobem jest przeliczenie ilości godzin na każdego programistę, testera i project managera – możemy dodać ilość godzin nad developmentem, pomnożyć przez czas potrzebny na testy i konsulting/nadzór projektu i będziemy widzieć, czy ilość godzin nie przekracza realnych ram czasowych. Ostatnim sposobem jest weryfikacja sposobu rozliczenia z obecnymi klientami firmy – poprośmy o kontakt do klientów, z którymi taki model rozliczenia był stosowany i porozmawiajmy z nimi o tym jakie moją doświadczenia z firmą, która tak się rozlicza. Taki kontakt szybko zweryfikuje nam, jak nasza agencja Magento rozlicza projekty w tym modelu.

 

Jak my rozliczamy się z klientami w projektach e-commerce

Standardowo w naszych projektach wybieramy rozliczenie czas/materiał. Dlaczego? Uważamy, że jest to bardzo dobry typ rozliczenia przy projektach e-commerce zarówno dla nas jak i naszych klientów. Klienci mogą na bieżąco nadzorować wydatki i mogą zmieniać zakres projektu w trakcie jego trwania – co na pewno nastąpi, bo oczekiwania zmieniają się podczas 3 miesięcy pracy nad projektem, nie wspominając o projektach, które trwają dłużej. Dodatkowo klient w tym modelu otrzymuje co 2 lub 4 tygodnie działającą funkcjonalność, którą może testować i dodawać do swojego sklepu, dzięki czemu uruchomienie sklepu może nastąpić jeszcze szybciej niż planowaliśmy, i sklep może zarabiać na siebie jeszcze przed zakończeniem projektu.

Dla nas jako agencji Magento ten typ rozliczenia daje sprawiedliwe odzwierciedlenie naszej pracy. Dostajemy zapłatę za ilość przepracowanych godzin, więc w naszym interesie jest wykorzystanie naszego czasu w możliwie 100-procentowej efektywności. Dodatkowo dajemy raporty godzinowe dla naszych klientów i często informujemy ich o zakresie projektu, zwłaszcza jeśli określone przez nas ramy czasowe będą przekroczone – nigdy nie posuniemy się dalej z pracami bez uprzedniej zgody naszego klienta. Dzięki temu typowi rozliczenia możemy też reagować na zmiany w technologii lub modułach, które nie są przewidziane (np. nagła zmiana w API bramki płatności) – jako firma mamy zagwarantowaną zapłatę za zmiany, które nie mogą być przewidziane wcześniej. Pracując w rozliczeniu ryczałtowym, firmy IT często są „skazane” na ponoszenie kosztów danej zmiany, nawet jeśli nie jest ona zależna od nich.

Podsumowanie

Oba typy rozliczeń dają nam pewne plusy oraz minusy, jeśli się na nie zdecydujemy. Wybór rozliczenia z firmą IT zależy ostatecznie od klienta oraz firmy, z którą pracują. Czasy zmieniają się bardzo dynamicznie i rozliczania czas/materiał wchodzą coraz częściej do obiegu, więc będą coraz częściej spotykane w pracy z agencjami Magento. Jeśli boimy się o nasz budżet, to bardzo dokładna specyfikacja projektu i rozliczenie ryczałtowe powinno być preferowaną formą rozliczenia. Jeśli cenimy sobie dobrą jakość usługi i sprawiedliwą zapłatę za pracę z możliwością zmian i modyfikacji projektu według naszych własnych oczekiwań, to rozliczenie czas/materiał jest tym, które powinniśmy wybrać. Niektóre firmy mają wybrany tylko jeden typ rozliczenia, i to ten typ rozliczenia będziemy musieli wybrać w pracy z nią, dlatego nie zdziwmy się, jeśli firma rozlicza się tylko na zasadzie czas/materiał i tak będzie prowadzić nasz projekt. Wszystkie trendy IT migrują do nas z zachodu i nowoczesnych metodologii pracy, więc trend rozliczeń idzie w kierunku rozliczeń godzinowych i wydaje nam się, że niedługo wszystkie firmy IT, lub przynajmniej te, które chcą przeżyć w dynamicznie zmieniającym się środowisku, wybiorą ten typ rozliczenia na stałe.

 

Napisz jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o rozliczeniu na zasadzie czas i materiał:

Sending
Comments are closed.